Analiza cheltuielilor: de la simpla statistica la instrument indispensabil

Prin anii de glorie ai economiei de piata, a te opri din productie sau vanzare pentru a face doua-trei analize financiare era, pur si simplu, o stupiditate.

In goana dupa noi piete, cu o competitie, de multe ori, inexistenta, companiile investeau sume uriase cu convingerea ca aceste sume se vor intoarce inzecit ca venituri.

In tot mai multe cazuri, aceasta analiza se efectueaza impreuna cu un analist financiar care, cu experienta sa, poate aduce un plus de valoare informatiilor obtinute.

Analiza achizitiilor a devenit un instrument indispensabil, la care managerii de achizitii apeleaza lunar.

Lucrurile s-au mai schimbat si concurenta uriasa din aproape toate domeniile a facut ca analiza financiara in fiecare departament sa fie o necesitate. Iar in achizitii si logistica, sector privit ca locul prin care se scurg banii din firma, orice informatie se poate dovedi utila in luarea unei decizii ce se repercuteaza direct in cresterea profitului firmei.

SFATUL NOSTRU!

Incercati, pe cat posibil, sa va organizati toate procesele de achizitii sub forma unor ecuatii cu elemente constante si elemente variabile. Cu cat mai putine elemente variabile aveti, cu atat acuratetea rezultatelor este mai mare si, implicit, reducerile de costuri vor fi mai importante.

Daca firma in care va desfasurati activitatea este una mare, atunci e foarte posibil ca departamentul de achizitii sa fie format din cateva subdepartamente.

Poate fi vorba de:

• achizitii marketing & comercial,
• achizitii servicii (legal, financiar, resurse umane),
• achizitii IT,
• achizitii „general administration“.

O analiza atenta a cheltuielilor din fiecare subdepartament va garanteaza faptul ca intotdeauna veti lua decizii in deplina cunostinta de cauza.

Cand trebuie sa intrati in stare de alerta?

Rolul oricarei analize este de a permite factorului de decizie sa observe modul in care merg lucrurile intr-un anumit segment al afacerii. De asemenea, rezultatele „investigatiei“ trag sau nu un semnal de alarma, cu implicatii directe in desfasurarea activitatilor din firma. In fine, asa cum am spus, analiza cheltuielilor permite economii substantiale, fiind pilonul de baza al oricarei strategii de control si reducere a costurilor. Perfect adevarat, dar, inainte de orice, se pune intrebarea: cand trebuie sa intrati in stare de alerta? Sau, daca preferati folosirea codurilor, cand trebuie sa declarati „cod rosu“? Ei bine, sunt multiple situatii, unele dintre ele specifice unor industrii anume. Toti specialistii in achizitii si logistica sunt insa de acord ca in urmatoarele situatii e bine sa faceti urgent o analiza a cheltuielilor.

1. Din ce in ce mai multe comenzi nu au la baza un contract.
Desi, conform legii, pentru fiecare livrare/ achizitie de produs sau prestare de servicii trebuie sa existe un contract, de foarte multe ori, mai ales pentru sume mici, se trece cu vederea acest lucru. Dincolo de rolul sau „legal“, in achizitii, contractul stabileste o relatie foarte clara intre furnizor si dumneavoastra, fixand – foarte important! – limitele intre care se desfasoara colaborarea. In 99% din cazuri, in contract sunt trecute preturile minime si maxime pentru produsele sau serviciile achizitionate, de aceea, atunci cand observati ca numarul de contracte este tot mai mic, e cazul sa interveniti. Una este sa negociati la inceput de an un contract global, cu discounturile de rigoare, si alta e sa cumparati pe fuga, de la un furnizor necunoscut care merge pe principiul „dau lovitura si fug“!

Vreti sa incheiati contracte de logistica si achizitii la cel mai bun pret al pietei: pretul dvs.? Click aici beneficiati de pretul special! Oferta valabila pana pe 29 mai 2009!

2. Variatii semnificative ale preturilor pentru aceleasi categorii de produse.
E clar ca se intampla ceva daca preturile pentru produsele cel mai des cumparate sunt altele de la luna la luna, in conditiile in care cursurile principalelor valute nu inregistreaza diferente majore. Organizati periodic mici intalniri cu achizitorii si responsabilii logistici pentru a stabili, impreuna, limite care, odata depasite, declanseaza... alarma.

Atentie!
De foarte multe ori, din lipsa de timp – aveti grija cu supraincarcarea in munca – oamenii din departament au tendinta de a accepta primul pret care li se propune. Furnizorii observa acest lucru si, mai ales in cazul unor cantitati foarte mari, intind coarda la maximum. Acest lucru se elimina usor, prin motivarea angajatului. Oferiti bonusuri importante pentru fiecare negociere incheiata cu succes si rezultatele vor fi spectaculoase!

3. Un numar prea mare de furnizori.
Cand aveti prea multi (sau prea putini furnizori)? Greu de aflat numarul exact, insa orice achizitor cu experienta stie ca lucrand mai multa vreme cu acelasi furnizor poate obtine reduceri de pret importante. Pe de alta parte, a va baza doar pe cativa furnizori este o strategie gresita care, mai devreme sau mai tarziu, va duce la probleme pe care, in nici un caz, nu vi le dorim. Un singur lucru este clar: atunci cand listele de furnizori se intind pe prea multe pagini, trebuie neaparat sa faceti o analiza a acestora, combinata cu o analiza a cheltuielilor.

4. Bugete de cheltuieli mai mari de la an la an.
Ca orice departament important al firmei, departamentul de achizitii & logistica are un buget (lunar, trimestrial si anual). Rolul dumneavoastra, ca manager, este sa urmariti cu atentie acest buget si sa identificati graficul cheltuielilor.

Daca in acest grafic cheltuielile cresc de la an la an, atunci se impune o analiza serioasa. Este foarte posibil, totusi, ca aceasta crestere sa fie data de cresterea firmei, caz in care analiza nu o sa va aduca nimic nou. Dar daca firma nu a crescut, atunci e clar ca trebuie sa umblati la costuri!

Actionati ACUM!
Daca sunteti un manager fericit, adica aveti suficienti oameni in departament, atunci incercati sa formati unul din subalterni pe pozitia de „controller“ in achizitii si logistica. Fiind experimentat in domeniu, el va putea sa va prezinte, cu ocazia intalnirilor saptamanale, situatia cheltuielilor realizate de departament. De asemenea, acest angajat va fi si cel ce va tine legatura cu departamentul analiza financiara al firmei, bineinteles, sub indrumarea dumneavoastra.