Trucuri ce va stau la indemana pentru intocmirea bugetelor

Daca doriti ca bugetul dvs. sa fie corect si util, iata cateva recomandari:

• Strangeti toate informatiile relevante si realiste.
• Colaborati in procesul de bugetare cu celelalte compartimente functionale ale firmei.
• Planificati cat mai realist veniturile si cheltuielile.
• Lucrati cu ajutorul calculatorului, fie intr-un program specializat, fie intr-o simpla foaie de calcul Excel. Va va scuti de multe calcule inutile si de timp pierdut.

Scapati de stres si evitati amenzi de pana la 4.000 lei Folositi Manualul de politici contabile si proceduri contabile 100% editabile! >> Achizitionati acum << Asigura rapid succesul afacerii tale printr-un management financiar de top! ...Click aici pentru detalii!

Incadrarea in timp

Aveti grija cand incepeti sa realizati bugetul. Inainte de a-l supune aprobarii conducerii, sunt cateva etape pe care trebuie sa le parcurgeti in intocmirea unui buget: strangerea informatiilor, analiza si coroborarea lor, intocmirea propriu-zisa a proiectului de buget – uneori se intocmesc chiar 2-3 variante.

In consecinta, daca doriti sa aveti un buget al investitiilor pentru anul 2007, probabil ca, in functie de marimea firmei, va trebui sa incepeti procesul de bugetare cu 3-6 luni inainte.

Articolele de buget

Atunci cand intocmiti un buget, este foarte important sa existe o corespondenta cu planul de conturi prevazut de legislatia contabila. De ce? Pentru ca toate datele pe care le includeti in buget le veti verifica si analiza in functie de datele care vor aparea in contabilitatea firmei in perioada bugetata.

Daca nu va exista aceasta corespondenta, va fi foarte dificil sa puteti monitoriza evolutia articolelor din buget.

De asemenea, este foarte important ca liniile bugetului sa fie suficient de detaliate pentru ca acesta sa fie clar si usor de urmarit atunci cand este analizat.

Astfel, daca veti denumi o linie a bugetului „Cheltuieli cu salariile“, analiza si urmarirea acestora in executie va fi foarte dificila, chiar imposibila.

Cum vi se pare insa un buget care cuprinde in plus urmatoarele linii?

• prime
• sporuri
• concedii medicale platite de firma
• cheltuieli sociale aferente salariilor
• training
• recrutare

Analiza unui astfel de buget este mult mai pertinenta si va poate oferi mult mai multe solutii de imbunatatire a activitatii. Pe de alta parte, pentru o firma cu doar cativa angajati o asemenea detaliere este, poate, inutila.

Depinde de dvs. sa alegeti gradul de detaliere a articolelor bugetare in functie de specificul firmei dvs.

Estimarea realista a cheltuielilor si veniturilor

Este foarte important sa puteti justifica estimarea pe care ati facut-o in ceea ce priveste cheltuielile si veniturile firmei.

Chiar daca aveti un buget pe care l-ati realizat pentru anul trecut si stiti ca activitatea firmei dvs. se va dubla, nu faceti greseala sa inmultiti cu 2 toate liniile bugetului, sa adaugati rata inflatiei previzionata si sa considerati bugetul incheiat.

Aceasta metoda poate fi, fara indoiala, foarte rapida, dar are un grad mare de probabilitate. Bugetul pe anul trecut poate fi considerat doar un punct de plecare, deoarece un buget este o transpunere in cifre a conditiilor previzionate pentru perioada viitoare.

De asemenea, este posibil ca in perioada anterioara sa fi fost anumite evolutii economice particulare, care sa nu se mai repete. Legislatia se schimba foarte repede. Puterea de cumparare si preferintele cumparatorilor se modifica permanent.

SFATUL NOSTRU

Incercati intotdeauna sa va bazati pe informatii despre viitor; nu neglijati trecutul, dar tineti seama de faptul ca acesta constituie o baza de pornire care nu poate anticipa 100% viitorul.

Acuratetea

Atunci cand faceti previzionarea anumitor articole din buget, incercati sa le analizati de cateva ori, eventual coroborandu-le cu informatii din alte surse.

In nici un caz nu treceti in buget prima cifra pe care o calculati sau o identificati ca fiind corecta.

EXEMPLU

De exemplu, la bugetul investitiilor, daca doriti ca in anul 2007 sa achizitionati un utilaj, nu treceti in buget prima valoare pe care v-o da furnizorul. Cereti inca cel putin doua oferte si, eventual,

interesati-va care este nivelul de pret normal, daca nu chiar cel mai bun, pe care il puteti obtine pentru respectivul utilaj.

Sezonalitatea

In ultima faza a elaborarii bugetului, defalcati vanzarile si cheltuielile de la previziuni anuale si globale la previziuni pe trimestru si pe luni, in raport cu sezonalitatea vanzarilor firmei dvs. (de exemplu, o firma producatoare de patine va vinde mai mult iarna si aproape deloc vara), si pe familii de produse sau grupe de beneficiari.

Cheltuielile uitate

Verificati intotdeauna sa nu existe cheltuieli pe care nu le-ati trecut in buget. Ele nu vor avea surse de finantare si dvs. veti fi raspunzator pentru acest lucru.

Iata cateva dintre cele mai frecvent uitate cheltuieli:

• cheltuieli legate de personal – costuri cu recrutarea, publicitatea care se face in acest scop, cheltuieli cu deplasarile si diurna, traininguri etc.;

• cheltuieli de lansare – cand doriti sa faceti o investitie veti face cheltuieli cu cererea de oferte, cu analiza lor etc.;

• cheltuieli de management – cheltuieli cu sedintele Consiliului de Administratie si ale Adunarii Generale a Actionarilor, cheltuieli legate de publicarea rapoartelor anuale;

• cheltuieli cu auditarea – firmele cu actionari, creditori sau parteneri comerciali externi sunt adesea obligate sa se supuna unui audit intocmit de o firma recunoscuta international (de exemplu una dintre „Big Four“), ale carei onorarii sunt de obicei substantiale;

• cheltuieli cu consultanta – adesea firma dvs. va fi nevoita sa apeleze la serviciile unor consultanti externi pentru furnizarea unor servicii specifice care necesita o inalta calificare (evaluarea unor active, intocmirea unor planuri de fezabilitate etc.). Aceste servicii se platesc, si nu ieftin.

• cheltuieli juridice – in cazul in care firma dvs. este angajata in vreun proces, aceste cheltuieli trebuie neaparat incluse in buget;

• cheltuieli bancare – daca doriti sa apelati la metode de garantare a incasarilor externe, precum forfetarea sau factoringul, sau vi se cere sa garantati plata prin intermediul acreditivului sau prin scrisoare de garantie bancara, va va costa. Incercati sa includeti in buget toate aceste costuri.

Cheltuielile neprevazute

Pentru a evita aparitia unor cheltuieli neasteptate, pentru care firma dvs. sa nu aiba surse de acoperire, este bine ca in fiecare buget sa apara o linie de „Cheltuieli neprevazute“.

Aceasta va avea o valoare procentuala in general intre 5 si 10% din cheltuielile prevazute in bugetul respectiv.

Adnotari si explicatii

Bugetul trebuie sa fie usor de inteles si de catre alte persoane, nu numai de catre dvs. De aceea, va recomandam sa folositi, cat mai mult posibil, explicatii pentru sumele pe care le-ati trecut in el.

Explicati, de exemplu, cum ati ajuns la valoarea pe care ati inclus-o in buget pentru cifra de afaceri.

Este important de asemenea sa notati ce presupuneri ati facut la intocmirea bugetului (ce curs previzionar LEU/USD sau LEU/EURO ati folosit, ce rata previzionata a inflatiei etc.).

Verificarea

Dupa ce ati elaborat proiectul de buget, verificati daca cifrele incluse in el sunt corecte si daca n-ati uitat anumite cheltuieli sau venituri.

Daca este posibil, rugati un coleg sa verifice aceste cifre: se prea poate ca el sa observe o eroare pe care dvs. n-ati depistat-o nici dupa ce ati verificat niste calcule de 2-3 ori.

De asemenea, verificati daca nu ati facut vreo greseala chiar in timpul procesului de bugetare. O eroare de tastare a unei cifre va poate da peste cap tot bugetul!

Planul de rezerva

Ideal ar fi ca, odata intocmit si aprobat, bugetul sa aiba si un „buget de rezerva“, care sa poata fi aplicat daca nu se realizeaza vreuna din previziunile care au stat la baza bugetului aprobat.

Acesta este de fapt si motivul pentru care se intocmesc uneori mai multe variante de buget, in varianta „optimista“, pesimista“ si „realista“.

Pentru mai multe detalii apasa aici