Copierea de continut din prezentul site este supusa regulilor precizate in Termeni si conditii! Click aici.
Prin utilizarea siteului sunteti de acord, in mod implicit cu Termenii si conditiile! Orice abatere de la acestea constituie incalcarea dreptului nostru de autor si va angajeaza raspunderea!
X
Pastrarea si arhivarea documentelor societatii
Publicat de catre Legislatiamuncii.roNr. vizualizari: 2149 / Rating utilizatori: 5 din 1 vot
Termenele de pastrare sunt prevazute in mod expres si in Legea contabilitatii care, la art. 25 alin. (1), stabileste ca registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva timp de 10 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, cu exceptia statelor de salarii, care se pastreaza timp de 50 de ani.
Din cauza restrictiilor impuse de lege orice document produs sau obtinut in timpul functionarii trebuie inregistrat si apoi, in timp supus unui proces laborios de prelucrare. Legea Arhivelor Nationale nr. 16/1996 cu modificarile ulterioare si instructiunile emise in aplicare stabilesc in detaliu procedurile ce trebuie urmate de la inregistrare si pana la predarea documentelor importante la Fondul Arhivistic National al Romaniei, sub sanctiuni contraventionale drastice cuprinse intre 1.000 si 25.000 lei.
Va prezenta in continuare in succesiune procedurile care privesc arhiva societatii:
1. Anual documentele se grupeaza in unitati arhivistice, potrivit problematicii si termenelor de pastrare stabilite in nomenclatorul documentelor de arhiva, care se intocmeste de catre fiecare creator pentru documentele proprii. Nomenclatoarele intocmite de catre societati se aproba de catre directiile judetene ale Arhivelor Nationale.
2. In al doilea an de la constituire documentele se depun la depozitul arhivei societatii, pe baza de inventar si proces-verbal de predare-primire. Evidenta tuturor intrarilor si iesirilor de unitati arhivistice din depozit se tine pe baza unui registru. Scoaterea documentelor din evidenta arhivei se face numai cu aprobarea conducerii creatorilor sau detinatorilor de documente si cu avizul directiilor judetene ale Arhivelor Nationale, in urma selectionarii, transferului in alt depozit de arhiva sau ca urmare a distrugerii provocate de calamitati naturale ori de un eveniment exterior imprevizibil si de neinlaturat.
3. Constituirea in cadrul fiecarei societati a unei comisii de selectionare, numita prin decizia conducatorului societatii respective, compusa din presedinte, secretar si un numar impar de membri numiti din randul specialistilor proprii.
4. Anual sau ori de cate ori este necesar comisia se intruneste pentru a analiza fiecare unitate arhivistica in parte, stabilindu-i valoarea practica sau istorica, luand o hotarari in acest sens consemnate in procese-verbale. Numai in urma acestei proceduri se pot scoate din evidenta si elimina documentele.
In cazul desfiintarii societatii, in sarcina acesteia si a persoanelor care o reprezinta sunt stabilite obligatii specifice prin Hotararea Guvernului nr. 51 din 16 ianuarie 2003 privind procedura de predare-primire a documentelor creatorilor si/sau detinatorilor de documente, persoane juridice, care s-au desfiintat.
Dovada desfiintarii angajatorului cade in sarcina acestuia si se face cunoscuta Casei teritoriale de pensii prin orice document prevazut de lege in acest sens. Documentele cu valoare practica, referitoare la stagiile de cotizare realizate de asiguratii sistemului public de pensii si alte drepturi de asigurari sociale ale creatorilor de documente care, in conditiile legii, se desfiinteaza, se preiau de casele teritoriale de pensii in raza carora si-au avut sediul acestia.
Concret, documentele ce urmeaza a fi preluate de casele teritoriale de pensii sunt statele de plata a salariilor si centralizatoarele acestora, corespunzatoare intregii perioade de activitate a angajatorului, precum si documentele care atesta incadrarea locurilor de munca in grupa I sau II de munca, respectiv conditii speciale sau deosebite de munca.
Procedural, documentele ce se predau se grupeaza in dosare de catre predator, cronologic, pe luni si ani. Dosarele vor fi legate, iar pe coperta fiecaruia se vor inscrie in clar denumirea angajatorului care s-a desfiintat, elementele de identificare a acestuia, precum si perioada careia ii corespund documentele predate.
Cu toate ca nu este reglementata in Codul Muncii sau in alt act normativ, invoirea reprezinta o notiune de care ne lovim adesea si pe care trebuie sa...
RSS Flux RSS 2.0
Sitemap XML