Necesitatea justificarii avansurilor de trezorerie

Avansurile de trezorerie reprezinta sume in numerar incredintate administratorilor, patronilor sau altor persoane imputernicite de unitate (entitate) in vederea efectuarii unor plati in favoarea acesteia.

Evidenta acestor sume se tine cu ajutorul contului 542 “Avansuri de trezorerie”, acesta fiind un cont de active circulante banesti cu functie contabila de activ.

In debitul acestui cont, de regula, se inregistreaza sumele acordate in numerar ca avansuri (ct. 531) si diferentele favorabile pentru avansurile in valuta la inchiderea exercitiului financiar (ct. 765).
           
In creditul contului 542 se evidentiaza: platile efectuate din avansuri (ct. 401, 404, 451, 462), bunurile achizitionate si TVA deductibila aferenta acestora (ct. 208, 301 la 381, 604, 605, 611 la 626, 6281), avansurile nefolosite restituite si diferentele nefavorabile aferente avansurilor in valuta, la decontarea avansurilor si inchiderea exercitiului financiar (ct. 665).
           

Scapati de stres si evitati amenzi de pana la 4.000 lei

Folositi Manualul de politici contabile si proceduri contabile 100% editabile!

>> Achizitionati acum <<

Pentru fiecare deplasare, persoana care urmeaza a efectua deplasarea intocmeste un “Ordin de deplasare”. Acesta serveste ca document pentru decontarea de catre titularul de avans a cheltuielilor efectuate si pentru stabilirea eventualelor sume de primit/de restituit de catre acesta, astfel realizandu-se justificarea avansului.

Astfel, in cazul in care la decontarea avansului, suma cheltuielilor efectuate este mai mare decat avansul primit, pentru diferenta de primit de catre titularul de avans, se intocmeste “Dispozitia de plata catre casierie”. Daca la decontare sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici decat avansul primit, diferenta de restituit de catre titularul de avans se depune la casierie intocmindu-se “Chitanta”.

Legea contabilitatii de la A la Z! Consultanta GRATUITA prin telefon, e-mail si bonuri valorice, peste 500 de definitii, temeiuri legale, 50 de exemple de calcul, inregistrari contabile, 120 de pagini cuprinzand cazuri practice, 125 liste de control, 150 de atentionari, recomandari doar in Consilier – Contabilitate. Click aici!

           
Similar, pentru decontarea de catre titularul de avans a cheltuielilor efectuate cu ocazia deplasarii in strainatate se intocmeste “Decontul de cheltuieli”. De mentionat este faptul ca, in cazul avansurilor acordate in valuta, restituirea avansului neutilizat antreneaza diferente de curs valutar fata de cursul existent la data acordarii avansului. Acestea reprezinta cheltuieli/venituri financiare, dupa caz.

In practica, etapele acestui circuit sunt:

• solicitare avans de trezorerie;
• depunerea decontului de cheltuieli;
• restituirea avansului neconsumat.

Modul de intocmire a documentelor justificative de cheltuieli si termenele de depunere sunt reglementate intern, prin decizii ale conducerii entitatii.
            
Din punct de vedere fiscal, diurna poate avea o componenta deductibila si una nedeductibila. Conform Codului fiscal art. 21, pct. 3 lit. b, are deductibilitate limitata “suma cheltuielilor cu indemnizatia de deplasare acordata salariatilor pentru deplasare in Romania si in strainatate in limita a de 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru institutiile publice.
           
Pentru institutiile publice,  nivelul diurnei se stabileste conform H.G. nr. 1.860/2006 la 13 lei/zi. Prin urmare, diurna maxima deductibila pentru deplasari in tara va fi de 13 lei x 2,5 = 32,5 lei/zi.
            
In exemplul de mai sus, diurna este integral deductibila. Daca entitatea a decis, insa, stabilirea unei diurne la nivel superior acestei limite, la evidentierea deconturilor diferentei intre suma stabilita si plafonul de 32,5 lei/zi, va fi inregistrata o cheltuiala nedeductibila fiscal.

Daca sumele acordate din trezoreria societatii ar fi alocate numai cu scopul efectuarii de plati, pentru buna desfaturare a activitatii acest cont nu ar ridica nicio problema, dar in cadrul societatilor se regasesc sume mari de bani ridicate de actionari/asociati si nejustificate in termen, ceea ce da nastere la  interpretari. In functie de situatie, pot fi asimilate acordarii de dividende.

In sensul Codului fiscal, prin dividend se intelege “distribuire in bani sau in natura, efectuata de o persoana juridica unui jucator din piata la persoana juridica, ca urmare a detinerii unor titluri de participare la acea persoana juridica.
            
Dividendele se incaseaza proportional cu cota de participare la beneficii sau la pierderi, care este sau nu proportionala cu cota de participare la capitalul social. De pilda, doi asociati ai unui SRL contribuie la capitalul social al societatii in proportie de 50% fiecare, dar in contractul de societate stabilesc ca participarea la profit sau pierdere sa fie de 60%, respectiv 40%.

Legea nr. 31/1990 cu modificarile si completarile ulterioare nu impune regula proportionalitatii cu forta de imperativ asupra asociatilor. Ca atare, legiuitorul le recunoaste asociatilor dreptul de a respecta regula mentionata sau de a o amenda printr-o prevedere contractuala expresa.

Profiturile nete obtinute devin distribuibile intr-o societate, daca indeplinesc conditiile stabilite de Legea nr. 31/1990 privind societatile comerciale, si anume:

• sa fie reale,
• sa fie utile.

Conditia ca beneficiile sa fie reale presupune ca in societate trebuie sa se fi evidentiat un excedent al activului asupra pasivului, dupa deducerea cheltuielilor si a cotelor destinate fondului de rezerva si de amortizare.

In acest context, in timpul unui exercitiu, acordarea de avansuri catre actionari devin operatiuni greu de explicat, daca la finele exercitiului acestea figureaza ca avansuri nejustificate, deoarece pot fi asimilate  avansurilor din dividende. In mod normal acordarea avansurilor de trezorerie trebuie sa fie in interesul afacerii, iar justificarea lor sa se produca intr-un termen scurt.

Managementul societatilor care accepta alocarea unor sume de bani sub forma de avansuri din trezorerie,  iar ulterior la data bilantului aceste sume se transfera in contul 461 ”Debitori diversi” pe motiv ca sunt nejustificate, ar trebui sa-si puna serios semne de intrebare daca nu face operatiuni ilegale.

Efectul produs de astfel de operatiuni, care in realitate nu reprezinta avansuri de trezorerie pentru procurarea de active sau pentru plata unor furnizori, ar putea fi pus pe seama producerii de efecte negative in echilibrul societatii si sustragerea unor sume de bani din potentialul societatii, in sensul ca,  scoaterea nejustificata a unor sume de bani din circuitul economico-financiar al societatii poate afecta profitul impozabil al agentului economic.

Efectele negative produse asupra activitatii pot fi de genul:

• Reducerea disponibilitatilor poate determina indirect reducerea puterii economice a societatii, ceea ce poate conduce la diminuarea rentabiltatii societatii in cauza.

• Inexistenta lichiditatilor sau consumarea lor neadecvata in alte scopuri decat cele pentru afaceri poate determina angajarea societatii in atragerea de resurse financiare, prin angajarea de imprumuturi de la unitati de credit sau chiar de la actionari. Astfel de imprumuturi atrag costuri de indatorare suplimentare sau de multe ori, cum este cazul imprumuturilor de la actionar, se compenseaza cu debitele restante care au fost ”uitate” in vederea justificarii.